La Selección Documental, un gran reto para la Administración Pública (a propósito del Día Internacional de los Archivos, 7 de julio)

agosto 9, 2009 – 10:09 am -

Granada, Nicaragua

Lic. Ana Rosa MoralesPor: Lic. Ana Rosa Morales S

Consultora en Archivos Administrativos e históricos

anna_rosa_m@hotmail.com

Tel .25523169 Granada

*Los archivos no deben ser eliminados arbitrariamente

*Durante los periodos de elecciones en Nicaragua    se han destruido cantidades de documento principalmente en las instituciones  municipales

*Ninguna institución funciona sin archivo

LA SELECCIÓN DOCUMENTAL no es un problema, hay que reconocer que el documento es parte del proceso de las  labores cotidianas de los funcionarios porque sirven para la defensa de los hechos o sucesos ocurridos  en cualquier momento, son testimonio vivo de su época y enriquecen la cultura de la institución, de un municipio, de una nación.

Los documentos SE CREAN  por una  necesidad, por las  funciones  específicas de la oficina, se multiplican para ser distribuidos a funcionarios (as) y personas que tienen que ver con el asunto de que tratan, reflejan   datos importantes para conservarlos como pieza testimonial y no es justo que mueran indiscriminadamente por capricho o desconocimiento de los funcionarios, estos deben buscar una metodología archivística para su selección, conservación y preservación.

Las instituciones municipales y empresas nicaragüenses,  año tras año generan grandes cantidades de documentos por las diferentes funciones y objetivos que se plantean anualmente. Hemos observado que con  la aparición de las computadoras en muchas  instituciones  generan más cantidades de documentos  y  para custodiarlos lo respaldan en disquete o CD, pero esto no es lo suficiente.

Año con año y sobre todo al finalizar los períodos de gobiernos los funcionarios y administradores desahogan sus “Penas laborales “enviando los documentos a bodegas cargadas de polvo y en otros casos a la quema, a los basureros, y si quieren  sacar provecho lo venden  para reciclaje. Para muchos funcionarios y empresarios  que entran a las instituciones por compromisos políticos ya no les interesa conservar los documentos cuando finalizan su período por temor a que los nuevos funcionarios conozcan el actuar o proceder de ellos  dentro de las instituciones. Si algún documento “le parece  importante“  se lo llevan a depósitos personales como si  éstos  fueran de ellos,  ¿Y LA MEMORIA INSTITUCIONAL QUE? ¿EXISTE CONCIENCIA ARCHIVISTICA EN LAS INSTITUCIONES Y EMPRESAS  DEL ESTADO .?

De cien instituciones, de cien oficinas  unas  20  son las que conservan un  40 % de documentos pero sin ser sometidos a la selección. A veces  guardan documentos que pueden ser eliminados a un plazo de 2 a 5 años y eliminan aquellos documentos que deben conservarse como testimonio del quehacer político, social y económico de una localidad y son los que representan   valores primarios  para  la memoria e investigación.

Toda persona que archiva y trabaja con documentos debe estar clara que La selección documental es una operación delicada que solo el archivista o el funcionario que adquiere conciencia lo realiza porque aquí se determina la sentencia de vida o la muerte de las masas documentales y esto contribuye a ordenar a la  administración de la instrucción ó empresa.

Cómo se realiza la selección documental?

Toda institución debe tener un sistema adecuado del manejo documental en el cual se debe de identificar lo más importante, que es lo que se va a conservar. Lo que no contiene valor administrativo, legal, contable, histórico, cultural .debe ser eliminado.

La selección documental la puede realizar la oficina productora de la misma con apoyo del encargado del archivo central. Por lo general al Jefe de una oficina se le solicita que envía los grupos de documentos con su respectiva lista de remisión para su conservación y  custodia temporal ó permanente y se requiere :

1. Conocer el funcionamiento y objetivos de la institución ( Su visión , misión, estructura) )

2. Conocer y aplicar  la Tabla de plazo de conservación documental ( No todas las instituciones la aplican )

3. Conciencia  archivística ( Son pocos los funcionarios que respetan el documento )

4. Conocer el ciclo de  vida de los documentos

5. Manejo del trabajo técnico archivístico.

6. Normas  y principios

Urge que Gobierno Central fije su mirada en administración documental nicaragüense

Ahora bien él o la  encargada de archivo al dedicarle un tiempo a la selección documental debe ser  respaldado(a) por sus superiores o gerentes de todas las instituciones del Estado. Para mejorar el sistema de información y de esta forma administrar los archivos debidamente, aplicando las técnicas y respetando los principios y normas.

Por este desconocimiento y falta de conciencia urge  que el gobierno adopte una posición beligerante y oriente la toma de conciencia archivística y medidas adecuadas a la labor de “los pobres archivos nicaragüenses” que proporcionan información valiosa a la investigación documental y para la planificación de los siguientes períodos. Debe existir un programa de selección y organización en todas las instituciones y empresas del Estado desde los  Señores diputados (as), señores ministros, señores funcionarios(as) del Estado, administradores, empresarios y trabajadores de la información para que no destruyan  los  documentos administrativos, que se  oriente desde el gobierno central el respeto a la labor de los archivos para SOMETER LAS SERIES DOCUMENTALES A LA SELECCIÓN Y PODER  PRESERVAR LO VALIOSO COMO PATRIMONIO DE LA NACION.


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2 Respuestas to “La Selección Documental, un gran reto para la Administración Pública (a propósito del Día Internacional de los Archivos, 7 de julio)”

  1. Por WALTER RUIZ CUEVA el oct 3, 2010 | Responder

    Hola Ana Rosa, me parece interesante el tema de la seleccion documental, tienes algun tema sobre la valoracion del documento.

    Saludos
    WALTER RUIZ CUEVA
    Especialista en Archivo
    Lima-Perú

  2. Por deyvi espinoza el mar 12, 2011 | Responder

    espero saber un poco mas sobre como relizar una tabla de retenciones documentales si tubiera documentos para investigacion o como ayuda les agradecere mucho. este es mi correo personal gracias

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